Privacyreglement

van Stichting Volksuniversiteit Amsterdam ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming


Artikel 1: Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. Stichting Volksuniversiteit Amsterdam: formele statutaire naam van de organisatie;
  2. de directeur of bestuur: de directeur / bestuur van de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam;
  3. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
  4. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
  5. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
  6. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
  7. derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene.


Artikel 2: Doelstelling van het bestand

Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzake­lijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam. Het bestand dient mede om cursisten te informeren over hun cursus/lessen en de overige cursusactiviteiten van de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam.


Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam.


Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

  1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
  2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van Stichting Volksuniversiteit Amsterdam.
  3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.


Artikel 5: Verantwoordelijkheid

  1. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
  2. De directeur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
  3. De directeur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantas­ting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.


Artikel 6: Functioneren van het bestand

  1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van de directeur van de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam  en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt.
  2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten be­hoeve van de in
    artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.


Artikel 7: Toegang tot het bestand

  1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
    • de directeur;
    • de stafmedewerkers;
    • de administratief medewerkers;
    • conciërges;
    • de systeembeheerder.
  2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen.
  3. Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
  4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit te weten: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

  1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
    • dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
    • dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
    • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
  2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.


Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en de Stichting Volksuniversiteit Amsterdam is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. Stichting Volksuniversiteit Amsterdam dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
 

Artikel 10: Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift

  1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Stichting Volksuniversiteit Amsterdam wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
  2. Stichting Volksuniversiteit Amsterdam geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
  3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
  4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de directeur gericht verzoek.
  5. Stichting Volksuniversiteit Amsterdam eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gema­ch­ti­gde door medewerkers van Stichting Volksuniversiteit Amsterdam onomstotelijk kan worden vastgesteld.
  6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.
     

Artikel 11: Correctierecht

  1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgeno­men in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgeno­men.
  2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van het bepaalde bij artikel 9.
  3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgege­vens wordt schriftelijk ingediend bij de directeur van Stichting Volksuniversiteit Amsterdam.
  4. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
  5. De beslissing van de directeur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
  6. Stichting Volksuniversiteit Amsterdam draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
  7. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
     

Artikel 12: Beroep

  1. Indien Stichting Volksuniversiteit Amsterdam weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Amsterdam met het schriftelijk verzoek Stichting Volksuniversiteit Amsterdam te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
  2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen­de beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
  3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
     

Artikel 13: Communicatie en marketing

  1. Volksuniversiteit Amsterdam gebruikt de verzamelde gegevens om communicatie met haar cursisten, oud-cursisten, en relaties/bedrijven te realiseren en daar waar mogelijk te personaliseren. Volksuniversiteit Amsterdam kan bijvoorbeeld contact met haar cursisten en haar andere relaties opnemen via e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen om te informeren over nieuwe cursussen of diensten of om de geadresseerden uit te nodigen deel te nemen aan een enquête. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.
  2. Volksuniversiteit Amsterdam verstuurt wekelijks nieuwsbrieven met haar nieuwste aanbod en soms met kortingsacties. De nieuwsbriefontvangers kunnen te allen tijde zich afmelden voor de nieuwsbrief, middels een link onderaan iedere mailing.
  3. De site van Volksuniversiteit Amsterdam: cookies. De cookies worden geplaatst om te analyseren hoe de website en de advertentie zo interessant en relevant mogelijk kunnen worden gemaakt voor de bezoekers. Door gebruik te maken van deze website gaat men akkoord met het plaatsen van cookies.
    Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser op de harde schijf van de computer wordt opgeslagen. Volksuniversiteit Amsterdam site maakt  gebruik van verschillende soorten cookies.
    Functionele cookies worden standaard geplaatst. Deze cookies zijn noodzakelijk omdat ze ervoor zorgen dat de website goed werkt. Voorbeelden hiervan zijn het winkelmandje en de taalvoorkeur.
    Analytische cookies worden gebruikt onder andere om te analyseren welke onderdelen van de website populair zijn en welke onderdelen verbeterd kunnen worden. Ook kan men met analytische cookies het effect van de advertenties meten. Analytische cookies worden alleen geanonimiseerd verzameld niet tot een persoon herleidbare gegevens.
    Tracking cookies worden gebruikt om iemands surfgedrag vast te leggen, binnen één domein of over verschillende domeinen. Op deze manier kan Volksuniversiteit Amsterdam gerichte content tonen en zorgen dat haar  advertenties speciaal op de bezoeker zijn toegesneden.
    Social Media cookies worden gebruikt voor de Facebook en Twitter knoppen op de Volksuniversiteit Amsterdam website. Deze cookies kunnen persoonsgegevens, zoals het IP-adres, opslaan waarmee iemands internetgebruik ook buiten onze website gevolgd kan worden. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

    Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan men vinden met behulp van de Help-functie van de gebruikte browser.

Bijlage vermelding welke gegevens worden vastgelegd
BIJLAGE I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

  • achternaam, voornaam
  • adres, postcode*
  • woonplaats*
  • tel.nrs overdag, avond, mobiel**
  • geslacht*
  • e-mail adres
  • geboortedatum* : inschrijving op activiteiten van Stichting Volksuniversiteit Amsterdam is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.

* Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.

** Telefoon- en/of e-mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.